Quando comecei a me organizar eu desenvolvi um sistema de organização de acordo com as minhas atividades e tarefas. Esse meu sistema não é nada fixo e totalmente imutável, muito pelo contrário. Desde quando comecei a implementar um sistema de organização na minha vida ele já mudou inúmeras vezes. E isso é bom porque vou me adaptando de acordo com as fases que estou vivendo.

Qualquer pessoa pode ter seu próprio sistema de organização e isso não é muito difícil de fazer. Hoje vou te falar um pouco sobre como está o meu sistema de organização atualmente, quem sabe eu te falando sobre o meu você não tem ideias pra desenvolver ou aprimorar a sua forma de se organizar!

O método de organização que estou usando

Desde o ano passado que eu venho estudando mais a fundo esse assunto da organização e formas para ter mais produtividade. Já tem alguns anos que eu conheço um método chamado GTD (falei mais sobre ele neste post aqui), mas nunca tinha me dedicado para usá-lo na minha vida de verdade.

No ano passado eu resolvi que iria ler o livro que fala sobre o método e iria colocá-lo em prática. No começo desse ano comecei efetivamente a usar o método e hoje vou começar te falando como eu estou fazendo a minha organização.

Gerenciamento da papelada fisicamente

Eu tenho uma papelada que parece que não tem fim nunca. Quem não tem, não é mesmo? Para organizar tudo eu estou usando 4 ferramentas.

1. Uso um arquivo de referência com pastas suspensas para guardar documentos, manuais de eletrônicos e eletrodomésticos e papéis diversos de alguns projetos específicos que preciso acessar com frequência.
2. Uso uma pasta sanfonada para guardar contas pagas, notas fiscais e documentos que não preciso acessar com tanta frequência assim. São aqueles papéis que a gente guarda para “caso dê algum problema eles estão ali”, se não tiver nenhum problema não preciso acessar nunca.
3. Caixa de entrada física: uso uma bandeja de escritório de 3 andares na minha mesa de trabalho e tudo que vai chegando de papéis ou até pequenos objetos eu coloco dentro dela pra olhar em algum momento apropriado. Consigo reunir tudo em um lugar só e não fica espalhado pela casa. Poderia ser uma bandeja qualquer de 1 andar só, também. Uso essa porque é a que eu já tinha. Nos outros andares dela ficam papéis de rascunho e papéis para a impressora.
4. Caderninhos: uso alguns cadernos para anotações de ideias e coisas que não posso esquecer de fazer. Alguns cadernos são de assuntos específicos. E tenho um pequeno (o de + na foto) que carrego na bolsa.

Gerenciamento de Projetos

De acordo com o método GTD, projeto é qualquer resultado que possa ser concluído em até um ano e que exija mais de uma ação. Então, se pararmos pra pensar, muuuuuita coisa na nossa vida é um projeto. Desde um simples “preciso comprar uma calça nova” até um “vou entrar na faculdade” são projetos da nossa vida e precisamos manter um controle de todos eles.

Pra isso eu estou usando o Evernote, que é uma ferramenta que dá pra você anotar tudo que quiser através de notas. E ele tem versão gratuita, que é a que estou usando e está bem ok pra mim, até agora. Mas, se você quiser testar a versão Premium, se cadastrando aqui você consegue acesso gratuito por 1 mês da versão Premium do programa.

Dentro do Evernote, eu criei uma nota para cada projeto e dentro da nota eu detalho tudo sobre aquele projeto. Tem sido muito bom visualizar tudo em um lugar só.

Lista de tarefas

Cada projeto que eu tenho gera uma ou mais de uma tarefa/ação que eu preciso fazer. As tarefas que não possuem um prazo, mas que precisam ser feitas o quanto antes, eu tenho elas em uma lista no Todoist.

Toda semana eu olho essa lista e vou distribuindo as tarefas no meu planner de acordo com o que já tenho previsto para os dias. Conforme o meu dia está andando eu vou olhando o planner e vou fazendo o que preciso fazer.

Na teoria, somente a lista no todoist seria suficiente. Mas, eu sou uma pessoa que precisa olhar no papel ou em algo físico. Até porque já aconteceu várias vezes de eu estar sem acesso ao meu computador ou celular e não conseguir ver minhas tarefas.

Compromissos e Tarefas com Prazos

Para anotar os compromissos e tarefas que possuem uma data específica ou um prazo para ser feito eu uso a Agenda do Google e o meu Planner. A Agenda do Google uso mais quando estou na rua e preciso anotar ou conferir alguma data.

O meu Planner eu uso de duas formas, para anotar esses prazos e como uma forma de diário. No fim do dia gosto de anotar nele tudo que eu fiz naquele dia pra manter um registro e eu conseguir avaliar depois o que eu fiz que foi bom ou não.

Bom, por hoje é isso. Semana que vem eu te conto o que não deu certo nesse meu sistema de organização, o que deu muito certo e o que eu preciso melhorar.

Me conta, como você tem se organizado? Vamos trocar figurinhas, adoro saber como é a organização de outras pessoas também!