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Como organizar email é uma das dúvidas de muitas pessoas. Nos dias atuais, praticamente todo mundo tem e usa os e-mails para trabalho ou assuntos pessoais.

O problema é que, com a correria diária, muitos e-mails ficam ocupando a caixa de entrada e, com isso, há uma poluição visual muito grande que pode te gerar alguns problemas.

Emails importantes podem ficar dias sem resposta simplesmente porque você não o viu. Quando você fica com a sua caixa de emails desorganizada vai sempre ter a impressão de que tem muitos emails para responder.

Além disso, se você não fizer uma limpeza vai ficar com espaço ocupado desnecessário no seu email.

Hoje separei algumas dicas que eu usei para fazer uma limpeza em mais de 10mil email da minha caixa de emails. Se você está com seu email desorganizado, confira essas dicas de hoje!

 

 

 

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Como Organizar Email

Geralmente, quem pensa em fazer esta organização acabam desistindo ao ver a quantidade de e-mail que terá que organizar. E é mesmo assustador! Eu tinha mais de 10 mil emails para limpar e organizar quando resolvi fazer a limpeza.

Se você está no mesmo barco que eu estava, não desista porque tem jeito. Pense que se você não fizer isso, você poderá perder emails importantes e pode ter a capacidade da sua caixa de emails toda ocupada.

Com a organização você vai abrir sua caixa de emails e vai saber exatamente quais são as mensagens que ainda faltam ser respondidas, quais podem ser apagadas e as que precisam ser arquivadas.

Dicas para organizar email

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1) Crie pastas úteis

Algumas pessoas acreditam que criar pastas no email não ajuda em nada na organização. Mas, se você criar as pastas certas te garanto que elas irão te ajudar muito na sua organização.

Crie pastas que sejam realmente úteis para você. Aqui no meu email eu tenho algumas pastas principais e subpastas de acordo com a necessidade.

No meu email as minhas pastas principais são:

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  • @Ações
  • @Aguardando
  • @Ler
  • @Responder
  • A – Arquivo
  • B – Algum dia/talvez
  • C – Referência

As pastas que estão com um “@” logo no começo é só para elas se manterem no topo da lista, porque o gmail organiza as pastas automaticamente por ordem alfabética.

Em @Ações eu coloco todos os emails que estejam relacionados à alguma tarefa específica. Geralmente são emails que eu preciso fazer alguma coisa antes para poder conseguir responder. Por exemplo: se eu preciso atualizar a planilha de um cliente para poder dar algum parecer, o email vai para essa pasta.

Em @Aguardando eu coloco tudo que já enviei e estou esperando alguma resposta.

Em @Ler coloco emails que não precisam de nenhuma ação e também não preciso responder, mas que eu quero ler. Geralmente são emails de listas de newsletters que eu assino e gosto de ler quando tenho tempo.

Em @Responder coloco emails que preciso apenas responder. alguns emails demandam mais tempo para escrever a resposta e, pois isso, vou respondendo aos poucos conforme tenho disponibilidade.

As próximas 3 pastas são para arquivar emails importantes. Essas eu coloco uma letra na frente, ao invés do “@”, para que elas fiquem na ordem que eu quero.

Em A – Arquivo eu coloco todos os emails que não preciso esperar mais nada, nem responder, nem precisam de nenhuma ação. Para ficar mais fácil de encontrar algo, caso eu precise, eu crio subpastas de acordo com assuntos e vou arquivando os emails nelas. Exemplos de subpastas: compras, saúde, etc.

Só coloco no arquivo emails que não precisam mais de nenhum tipo de resposta ou nenhum tipo de ação, mas que são importantes serem guardados.

Em B – Algum dia/talvez guardo alguns emails que me geram ideias para projetos futuros. De tempos em tempos dou uma olhada para ver se tem alguma coisa que posso fazer ou planejar o tempo certo para fazer.

Em C – Referência coloco todos os emails que podem me servir de referência para algum trabalho ou projeto futuro. Mas também não precisam de nenhuma ação, nenhuma resposta e não preciso esperar nada.

Essas são as pastas que eu tenho no meu email e podem te servir de ideias para você criar as suas pastas.

O ideal é criar pastas que realmente facilitem o seu dia a dia, por exemplo, se o seu e-mail é corporativo e você tem muitas reuniões ao longo da semana, talvez seja necessário uma pasta de “Próximas reuniões”.

2) Comece a limpeza

Depois de criar suas pastas comece a limpeza. Se você está com uma quantidade muito grande de emails para limpar, eu sugiro que você crie uma pasta no topo da sua lista de pastas chamada “Backlog” e jogue todos os emails de hoje para trás dentro dela.

Com isso você vai deixar a sua caixa de entrada limpa e, aos poucos você vai limpando esses emails que estão na pasta Backlog.

Exclua todos os emails de propagandas, spams e newsletters que você não quer ou não precisa ler mais.

Se descadastre das newsletters que você não tem mais interesse. Isso vai facilitar a sua organização no futuro, pois não irá receber mais alguns emails que não te interessam mais. O unroll.me é uma ótima ferramenta para você conseguir se descadastrar de várias listas ao mesmo tempo.

Os demais emails que são importantes vá colocando nas pastas apropriadas.

Faça essa limpeza da pasta backlog aos poucos. Tire algum tempo todos os dias para se dedicar a olhar essa pasta e fazer a limpeza.

3) Organizando os novos emails

O ideal é você fixar determinados períodos de tempo no seu dia para poder esclarecer o que tem na sua caixa de entrada. Esse período e a frequência que eles devem ocorrer irão depender da sua demanda.

Eu costumo separar 30 minutos no começo do meu dia e mais 30 minutos no final do dia para os meus emails de trabalho. Para os emails pessoais, 10 minutos no dia costumam ser mais que o suficiente.

Quando a demanda de emails aumenta, eu acrescento outros períodos de 20 a 30 minutos ao longo do dia para conseguir dar conta, mas só olho meus emails nesses períodos pré determinados..

Quando eu paro em um desses momentos para verificar meus emails, primeiro eu apago os emails que são lixo. Depois vou abrindo os emails, por ordem de chegada, um a um. Se for um email urgente ou um email que eu demoro menos de 2 minutos para responder eu já respondo na hora.

Se for um email que demanda alguma ação ou que demora mais de 2 minutos para responder eu coloco ele na pasta correspondente para responder no melhor momento. Se for um email para ser arquivado também já arquivo na pasta apropriada.

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4) Respondendo emails longos

Alguns emails exigem uma resposta mais completa ou algum posicionamento e demandam um tempo maior para resposta. Se não for um email urgente, você pode colocar esses emails na pasta responder. Separe um período para responder esses emails e tente não deixar essa pasta com muitos emails acumulados.

5) Confira a pasta Spam

Uma pasta que já existe na maioria dos e-mails é a pasta SPAM.

A dica é estar sempre visualizando essa pasta, pois às vezes, pode acontecer de alguma mensagem importante ir para esta pasta de forma indesejada e, com isso, pode ocorrer a exclusão indevida da mensagem.

Desta forma, sempre antes de excluir, dê uma olhada superficial em cada uma delas.


Essas são algumas das diversas dicas importantes para que você possa organizar a sua caixa de e-mail.

De todo modo, cada pessoa pode criar as regras de organização dos e-mails que melhor convir e com o decorrer do tempo, poderá adapta-las de acordo com as necessidades para o melhor desenvolvimento do seu trabalho.

Me conta, como esta o seu email? Organizado ou uma bagunça?

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