Com tanta informação no mundo, a tendência é sentir que as horas estão passando rápido demais e, em consequência disso, não temos tempo para absolutamente nada, ou quase nada. Estamos sempre atolados de coisas pra fazer, estressados com o caos do dia-a-dia e seguindo ser dar conta das nossas tarefas. Se você se identifica com isso, talvez o método GTD possa ser sua salvação.

Eu já conhecia esse método há pouco mais de 5 anos, mas nunca o havia implementado na minha vida de forma consistente. No final do ano passado eu resolvi que iria fazer a instalação do método na minha vida e iria ver se ia funcionar para mim. E, depois de 6 meses de GTD rodando na minha vida, posso dizer que sim tem funcionado por aqui e por isso resolvi trazer um pouco desse assunto pra você.

Mas, antes de falar como eu estou fazendo o método, quais ferramentas estou usando e etc, resolvi fazer este post para explicar o que é o método de produtividade, GTD.

O que é GTD?

GTD — sigla para Getting Things Done — é uma metodologia criada por David Allen que vem ganhando adeptos a mais de trinta anos, em especial, daquelas pessoas que sonham com uma vida organizada e produtiva. O método é apresentado no livro do autor “A arte de fazer acontecer” e consiste numa teoria de você executar mais com menos esforço. Ao longo do livro, David Allen descreve passo a passo todo o propósito e benefício de adotar o método GTD para aliviar o estresse e dominar a tese de gerenciamento de tempo.

Um dos principais efeitos do GTD é nos levar a um estado de paz mental e tranquilidade, principalmente, depois de viver dias cheios de afazeres e que demoram horas para acabar. A melhor fonte de consulta sobre o método de produtividade GTD é o próprio livro “A arte de fazer acontecer”, do David Allen. O livro possui muita informação, que aparentemente pode ser demais para quem está no começo, mas David Allen diz que, foi o único jeito de esclarecer profundamente sobre o método.

Então, não se trata de um simples livro e sim, de uma espécie de manual de como fazer acontecer tudo aquilo que imaginamos, bem como, aprender a identificar se tudo aquilo que imaginamos tem alguma relevância. Perceba que o método de produtividade GTD é muito mais que uma simples teoria e em linhas tênues, define-se por um sistema do qual você pode, finalmente, manter tudo sob controle.

E com toda certeza, isso não faz de você um alguém sistemático, e muito menos chato. Pelo contrário, com o método de produtividade GTD significa que você sabe se organizar e se levantar, caso ocorra alguma situação de imprevisto. E além de ser um método de produtividade, também é capaz de vencer a procrastinação.

Como funciona o método GTD?

Para entender mais a fundo, o método GTD se baseia em cinco princípios de ações que você precisa fazer para que todas as coisas que passarem por sua mente aconteçam de verdade. São elas:

1) Capturar: Consiste em esvaziar sua mente, retirando da cabeça todas as suas tarefas ou ideias e anotá-las em listas, blocos, agendas, planilhas, ou em qualquer lugar que você confie. É importante que você crie o hábito de não acumular nenhuma tarefa na sua mente, para não acontecer de esquecer algo ou acabar deixando para depois.

2) Esclarecer: Depois de “descarregar” as ideias da sua mente no papel, é a vez de reservar um tempinho do seu dia para verificar e analisar seus registros. Isso permite que você tenha mais clareza e consciência das anotações, a fim de organizar os próximos passos para execução.

3) Organizar: A organização no método de produtividade GTD é voltada para que você saiba administrar suas anotações, armazenando-as em lugares de fácil acesso.

4) Refletir: Além de revisar os registros da sua lista para não perder ou deixar de cumpri-la, você passa a refletir e definir prioridades para as suas anotações, planejando os prazos e níveis de importância de realização.

5) Engajar: Trata-se de ativar a consciência para o agora, sem preocupações ou distrações, fazendo aquilo que é o mais importante para a sua produtividade naquele momento.

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Um guia completo para organizar corretamente as informações em GTD é através de um fluxograma desenvolvido pela David Allen Co. Consiste em você seguir um fluxo de questões para delegar e gerenciar suas novas ideias toda vez que elas surgirem.

Por exemplo, ao longo de todo o método de produtividade GTD, você terá que trabalhar com algumas perguntas-chave que se iniciam com as duas seguintes:

  1. Demanda alguma ação?
  2. Qual é a próxima ação?

Se para a primeira pergunta a resposta é NÃO, então você ganha três novas opções de escolha: jogar fora, incubar ou arquivar. Sendo assim, se sua ideia ou atividade não tem nenhuma relevância, você pode imediatamente excluir da sua lista, classificando como algo que nunca irá te fazer falta. Isso tem semelhança com spam de e-mails, informações ou convites atrasados, coisa que já estouraram o prazo, etc…

A opção de incubar significa que você não precisa dessa ideia no momento, mas que futuramente sim. Um exemplo: aquele filme que você quer ver. No momento não dá pra ver, mas pode ser útil naquele momento de lazer.

E no caso de arquivar, você vai guardar tudo aquilo que não demanda mais nenhuma ação, mas que é importante guardar. Coisas como documentos, certificados, notas fiscais, entre outros. São coisas que você sabe que precisa guardar para usar quando necessário.

Mas, se a resposta para a primeira pergunta for SIM, então você ganha mais duas novas perguntas:

Dá para fazer em menos de 2 minutos? – Se sim. Faça imediatamente!

Se for algo que demora muito mais que 2 minutos e tem um prazo ou uma data para ser feito, transfira para o calendário ou agenda. Se for algo que não tem uma data certa para ser executado, mas é importante realizar o quanto antes, transfira para a lista de próximas ações.

Sou a melhor pessoa para fazer isso? – Se for possível delegar, delegue! E anote a informação em uma lista de aguardando resposta.

Produtividade e o GTD

Suponha que no meio de alguma atividade do seu dia, você se lembra de algo que ainda precisa fazer. Você pode interromper o que está fazendo, para fazer aquilo que acabou de lembrar ou pode aplicar o GTD, apenas anotando num papel aquilo que acabara de surgir na sua memória. Dessa forma, você captura a informação e continua o que já estava fazendo, sem se distrair.

No final do dia, ou num intervalo de tempo determinado, você pega suas anotações que se acumulou numa listinha, ou em algum local específico, para esclarecer o que irá fazer com ela. Nesse momento você realmente não poderá ser interrompido!

A partir daqui você deverá inserir a ideia numa lista de coisas que você precisa fazer, para organizar possíveis ações. E então, pelo menos uma vez por semana, você vai revisar as listas para refletir e definir suas prioridades para a semana seguinte. Assim, você irá manter a mente livre para pensar coisas novas e apenas seguir o planejamento, sem preocupações ou procrastinação.

Além de ter refletido suas prioridades, também estará engajado em realizar ação por ação com consciência.

Quais ferramentas usar?

Há quem diga que a jornada pela melhor ferramenta para aplicar o GTD é uma saga sem fim entre os adeptos da metodologia. Nesses 6 meses que estou usando o método pra valer já troquei de ferramentas umas 3 vezes. E, no que diz respeito a esse assunto, vale ressaltar que é você quem vai descobrir como se sente mais seguro. Neste post eu vou somente citar algumas possíveis ferramentas, mas em posts futuros vou mostrar melhor quais as ferramentas que eu estou usando e como estou usando cada uma delas.

Qualquer ferramenta de gerenciamento de listas pode ser útil para o GTD e, com a tecnologia crescendo numa frequência exponencial, o que não faltam são aplicativos para você utilizar. Algumas sugestões são:

  • Planner
  • Bullet Journal
  • Evernote
  • Todoist
  • Trello
  • Omni Focus
  • Toodledo
  • Google Tasks
  • Lotus Notes
  • Papel e caneta

Há quem sinta mais confiabilidade em bloco de notas e sistemas manuais, com mural, tabelas, quadros, agendas, pastas, etc. E há quem sinta mais confiabilidade em tudo mais digital. Tudo vai depender de como você se sente melhor.

Como começar o método GTD?

Se eu puder dar uma dica é: vá devagar, consumindo conteúdo aos poucos!

Exite muita informação no livro e na internet sobre o método GTD e isso nos deixa muito perdidos no começo. Acho que um pouco por isso eu tenha demorado tanto tempo para começar a implementar o método na minha vida. E também não se afobe achando que vai ler o livro já vai ter um sistema perfeito rodando na sua vida assim da noite pro dia.

O nível de complexidade que o GTD possui é alto, e é aos poucos que vamos conseguindo evoluir e ver o que funciona e o que não funciona para nós. Quando você perceber já estará com sua vida muito mais organizada e sua produtividade muito melhor.

Portanto, antes de tudo, leia o livro A Arte de Fazer Acontecer. É nele onde estão as principais informações sobre o método. E leia com calma e com atenção. Releia quantas vezes for preciso, faça anotações e comece a implementar o método na sua vida mesmo achando que ainda não entende tudo. Só depois sugiro que busque ajuda em grupos de adeptos do método GTD nas redes sociais para trocar ideias e procurar esclarecer suas dúvidas.

O GTD é na verdade uma habilidade que requer disciplina e dedicação até que a técnica flua naturalmente.


Me conta, você já conhecia esse método? Usa ou já tentou usar para melhorar a sua produtividade? Deixa sua opinião ai nos comentários que eu vou amar trocar figurinhas!

 

SE ORGANIZE

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